Jäsenrekisteriseloste

Rekisteriseloste
Henkilötietolain (523/1999) 10 § ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterin nimi
Turku Swing Society ry:n jäsenrekisteri

2. Rekisterinpitäjä
Turku Swing Society ry
Rekisteriasioista vastaa yhdistyksen hallitus. Yhteydenotot: jasenvastaava@turkuswingsociety.com

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään mahdollisesti seuraavat tiedot:

Jäsenien yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero)
Jäsenyystiedot (mm. ikäryhmä, TYY:n jäsenyys, saanut jäsenkortin)
Jäsenmaksutiedot (laskutetut ja maksetut)
Lisätiedot (mm. kursseille ilmoittautuminen)

5. Rekisterin tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai sähköisen lomakkeen kautta.

6. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman henkilön erillistä suostumusta, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle. Poikkeuksena osallistujatietojen luovuttaminen kouluttajille.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä. Väliaikaisesti kerätyt henkilötiedot hävitetään viipymättä käyttötarpeen päätyttyä.
Turku Swing society ry ja rekisteripalvelun tarjoaja(t) huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

8. Tarkastusoikeus
Jäsenillä on oikeus tietää mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenrekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle. Pyynnön esittäjän henkilöllisyydestä on voitava varmistua ennen kuin se toteutetaan.

9. Rekisteritietojen korjaaminen
Jäsen velvoitetaan ilmoittamaan jäsentietojensa muutoksista rekisterinpitäjälle.
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn kirjallisesta vaatimuksesta. Mikäli jäsentiedot ovat sähköisessä tietokannassa, johon jäsenellä on henkilökohtaiset kirjautumistunnukset, tämä voi korjata tietojaan omatoimisesti.

Päivitetty 24.5.2018 Rekisteriselostetta päivitetään tarvittaessa, vastaamaan ajantasaisia säädöksiä ja rekisterin käyttötarkoitusta